Comment organiser un évènement live …
Tout particulier ou association peut être amené à organiser de manière occasionnelle un concert ou un évènement en live. Les organisateurs occasionnels sont reconnus comme tels lorsqu’ils n’ont pas pour activité principale ou pour objet l’exploitation de lieux de spectacles, la production ou la diffusion de spectacles et emploient sous contrat à durée déterminée des artistes du spectacle ou des techniciens qui concourent au spectacle vivant.
Les organisateurs occasionnels sont soumis à un certain nombre de démarches avant et après la manifestation.
Ce que vous devez savoir … avant la manifestation
Un évènement live tel qu’un spectacle ne s’organise jamais sans avoir d’autorisation si celui-ci se déroule dans un lieu non destiné à la diffusion de spectacle. Cette demande se fait par écrit, à l’attention du maire de la commune dans laquelle aura lieu la manifestation environ un mois à l’avance, ou directement auprès de la préfecture de police concernant Paris, Lyon et Marseille.
En plus de cette demande, vous devez faire une déclaration de manifestation qui doit être adressée à la Direction régionale des affaires culturelles (la Drac) du lieu concerné. Cette dernière disposition est prévue dans le Code du travail et à l'article 5 de l'arrêté du 20 décembre 2012.
La déclaration est constituée des éléments suivants :
1°) L'objet social de l'organisme et, le cas échéant, les références de son immatriculation à un registre professionnel et la copie des statuts ou du K bis ;
2°) La nature des spectacles, le nombre, la durée et la date envisagés des représentations ;
3°) L'enseigne, le nom ou la dénomination sociale, l'adresse de l'exploitant du ou des lieux de représentation envisagés, ainsi que, le cas échéant, leur numéro de licence de catégorie 1, et l'adresse du ou des lieux, si elle est différente de celle de l'exploitant ;
4°) L'enseigne, le nom ou la dénomination sociale, l'adresse, la forme juridique du producteur et du diffuseur du spectacle ;
5°) Le nombre de salariés engagés et les artistes déclarés travailleurs indépendants.
Liste des différentes D.R.A.C.Ce que vous devez savoir … concernant la sécurité
Le fait même d’obtenir l’autorisation implique que la salle soit aux normes de sécurité en vigueur. Sachez qu’à la demande du maire, une commission de sécurité peut être chargée de la vérification du respect de ces normes. Lors la tenue de la manifestation, vous devrez appliquer les consignes décrétées par cette commission.
Sachez également qu’au moment même de l’ouverture des portes au public, l’organisateur reste le seul responsable de la sécurité aussi bien dans l’enceinte du spectacle, que jusqu’à 50 mètres autour de l’entrée.
Ce que vous devez savoir … concernant les assurances
Compte tenue de la spécificité d’un évènement, destiné à concentrer du public dans un même lieu et des risques qui peuvent en découler, une assurance est obligatoire et doit couvrir les organisateurs, le public et le matériel de sonorisation. Certaines compagnies d’assurance proposent une assurance "Organisateur de manifestation" ou "Responsabilité civile organisateur" qui garantit la salle et son équipement, le montage et le démontage du matériel, sur une période de trois jours avant et après la date du concert.
En ce qui concerne le calcul de la prime d’assurance, la date et l’heure de la soirée, le type de manifestation, la jauge prévue et la surface de la salle seront pris en compte. Sachez que l’assurance des instruments reste à la charge des musiciens.
Ce que vous devez savoir … concernant les contrats d’engagement sur l’évènement
Toute proposition de travail salarié entrant dans le cadre de la manifestation prévue fait l’objet d’un contrat d’engagement. Il doit être rédigé avec minutie et doit au minimum mentionner la nature de l’emploi proposé, la tâche à accomplir et ses missions anexes, la durée ainsi que le jour et l’heure d’embauche, le lieu d’exécution de l’emploi et le montant de la rémunération. Concernant une manifestation ponctuelle, il devra être établi un contrat à durée déterminée d'usage (CDDU).
Par contre si vous êtes un organisateur occasionnel de spectacle, vous bénéficiez des avantages du Guichet unique du spectacle occasionnel (Guso), qui est un service de simplification administrative et qui vous permet d’accomplir en une seule formalité les différentes obligations liées à un contrat de travail. Grâce à un formulaire unique simplifié en ligne (ou en version papier), l’employeur organise simultanément :
- le contrat de travail ;
- la déclaration de l’ensemble des cotisations (ex. : Urssaf) et contributions (ex. : CSG) ;
- la déclaration annuelle des données sociales ;
- l’attestation d’emploi destinée au Pôle emploi (Assedic) ;
- le certificat d’emploi destiné aux Congés Spectacles ;
la déclaration préalable à l’embauche, DPAE, (imprimé spécifique).
Il permet donc de remplir en une seule fois l'ensemble les obligations légales auprès des organismes de protection sociale :
• l'AFDAS pour la formation professionnelle,
• l'Unédic pour l'Assurance chômage,
• AUDIENS* pour la retraite complémentaire et la prévoyance,
• les Congés Spectacles pour les congés payés,
• le CMB (Centre Médical de la Bourse) pour le service de santé au travail,
l'Urssaf pour la Sécurité sociale.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement du Guso : www.guso.fr
Si vous souhaitez faire appel à des bénévoles, sachez que cela est possible dans le cadre de l’organisation générale d’un évènement. Prévoyez de bien les encadrer dans les tâches que vous souhaitez leur confier afin de gagner en efficacité et de bien définir celles-ci. Cependant vous devrez vérifier qu’ils sont bien couverts par l’assurance de l’association et leur faire signer une déclaration sur l’honneur attestant de leur bénévolat. Dans le cas contraire, l’association pourrait être soupçonnée de contravention à la réglementation en matière d’embauche (travail dissimulé).
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Ce que vous devez savoir … pour gérer une billetterie
Il s’agit d’une vraie organisation à entreprendre de manière professionnelle. Sachez qu’un billet, payant ou exonéré de charge, est généralement constitué en trois parties :
- la souche
- la partie contrôle
- la partie public.
Au moment de la vente, les souches doivent mise de côté puis être conservées car elles servent à la comptabilité et sont demandées en cas de contrôle. Elle seront donc archivées par la suite.
N’oubliez pas que sur un billet doivent figurer :
- le tampon de la structure
- le prix de la place (ou la mention gratuit)
- le numéro du billet.